國際空運(yùn)物流公司會有專門的工作人員負(fù)責(zé)訂艙，早些年以紙質(zhì)書面的方式為主，隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展，現(xiàn)在的空運(yùn)訂艙人員大多采用網(wǎng)上訂艙的方式，空運(yùn)訂艙需要提供被空運(yùn)貨物的詳細(xì)信息，包括體積，毛重，貨物數(shù)量以及外包裝的類型（主要包括：紙箱、鐵箱、卡板和木箱）。
除了上述信息外，還要寫清貨物名稱（包括中文和英文），如果空運(yùn)的是大件貨物，要注明長寬高（單位：厘米），然后確定航空公司的班旗和艙位，如果貨主有特別要求，需要空運(yùn)訂艙人員和航空公司協(xié)商，由航空公司確定是否可以滿足貨主的特別要求。
貨主在收到空運(yùn)運(yùn)單和空運(yùn)訂艙單后，要仔細(xì)核對，貨物入倉庫前需核對好訂艙單資料。操作員要先跟客戶核對好發(fā)貨人、收貨人，以及航空公司、英文貨名多方面資料。
操作員根據(jù)航班情況與貨物備妥情況安排貨物入倉時間，并做好報(bào)關(guān)資料銜接事宜。叮囑客戶要保證貨物外包裝與之前登記的一致，并保持外包裝的完好，避免航空公司拒載，報(bào)關(guān)資料有無準(zhǔn)備齊全和有無隨機(jī)文件，報(bào)關(guān)資料和隨機(jī)文件要隨貨送到機(jī)場或比貨先快遞到機(jī)場報(bào)關(guān)部。
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